Naplata i bankovni izvodi
Vaša škola svaki mjesec izrađuje po jednu narudžbu za svakog upisanog polaznika, šalje je roditelju i evidentira uplatu. Kad je narudžba plaćena, SportyPlus izdaje račun. Ako roditelji plaćaju virmanom, uvoz bankovnog izvoda poveže uplate umjesto vas.
Mjesečna naplata
Upravljanje akademijom → Naplata
1. Generirajte narudžbe za mjesec
U Generiraj narudžbe odaberite mjesec i godinu pa kliknite Generiraj. SportyPlus izrađuje po jednu narudžbu za svakog polaznika koji je Aktivan u programu s mjesečnom naplatom, po cijeni tog polaznika. Pauzirani, otkazani i polaznici koji Čekaju prvu uplatu izostavljaju se.
Nove narudžbe imaju status Nije poslano: roditeljima još ništa nije otišlo, pa ih najprije možete provjeriti. Pojavljuju se nakon kratkog vremena.
Generiranje se ne događa samo od sebe. Nadzorna ploča podsjeća vas kad polaznicima još treba narudžba za sljedeći mjesec.
Ponovno generiranje istog mjeseca dodaje narudžbe samo za polaznike koji za taj mjesec još nemaju narudžbu, na primjer za djecu upisanu u međuvremenu. Otkazana narudžba se ne računa, pa polazniku otkažite narudžbu ako želite da se ponovno izradi.
2. Pošaljite ih
Kad popis prikazuje neposlanih narudžbi, kliknite Pošalji narudžbe. Svaka narudžba šalje se e-poštom polazniku, a za dijete njegovim roditeljima, s poveznicom za online plaćanje. Pojedinačnu narudžbu možete poslati i iz njezina retka.
Narudžbe se šalju e-poštom samo ako vaš klub ima predložak e-poruke Admin nalog je kreiran pod E-porukama. Podsjetnici koriste Admin podsjetnik na nalog. Bez njih se ništa ne šalje, a SportyPlus vam javlja koji predložak trebate dodati.
3. Evidentirajte uplate
- Plaćeno online: narudžba se sama označava plaćenom.
- Plaćeno virmanom: uvezite bankovni izvod ili na narudžbi koristite Označi kao plaćeno.
- Plaćeno gotovinom: Označi kao plaćeno.
Označavanjem narudžbe plaćenom izdaje se njezin račun; na retku se pojavljuje oznaka Račun.
Podsjećanje na neplaćene narudžbe
Filtrirajte po Na čekanju i na retku koristite Pošalji podsjetnik, ili odaberite više njih i Pošalji podsjetnike. I stranica polaznika ima Pošalji podsjetnik za svaku neplaćenu narudžbu.
Prije nego što ikoga podsjetite, uvezite najnoviji bankovni izvod: dok nije učitan, narudžba koja se vodi kao neplaćena možda je već plaćena. Nadzorna ploča upozorava vas kad je zadnji uvoz star tjedan dana.
Popis narudžbi
Filtrirajte po statusu (Nije poslano, Na čekanju, Plaćeno, Otkazano), mjesecu i godini ili pretražujte; popis počinje na tekućem mjesecu. Možete ga izvesti u CSV.
Na svakoj narudžbi:
- Prikaži narudžbu otvara je da biste promijenili stavke ili iznose.
- Otkaži je otkazuje bez slanja e-poruke ikome.
- Obriši uklanja otkazanu narudžbu.
Odabrane narudžbe mogu se zajedno obrisati ako nijedna nikad nije poslana ili su sve otkazane. SportyPlus prije brisanja traži potvrdu, a obrisana narudžba ne može se vratiti.
Uredi izgled računa otvara predloške e-poruka i računa.
Jedna narudžba za jednog polaznika
Na stranici polaznika Generiraj narudžbu izrađuje narudžbu za jedan mjesec za jedan program i odmah je šalje e-poštom, na primjer za dijete koje se priključilo usred mjeseca. Odbija mjesec koji za taj program već ima neplaćenu narudžbu.
Bankovni izvodi
Upravljanje akademijom → Izvodi
Uvezite izvod koji vam daje banka, a SportyPlus povezuje svaku dolaznu uplatu s otvorenom narudžbom.
Uvoz
Kliknite Učitaj izvod i odaberite datoteku:
- camt.053 (XML) je najbolji.
- Radi i izvoz iz banke u XLS, XLSX ili CSV formatu. Stupci se prepoznaju po naslovima, na hrvatskom ili engleskom: datum, uplata (ili potražuje, credit), iznos, ime platitelja, IBAN platitelja, poziv na broj i opis.
Datoteke do 20 MB. Ista se datoteka ne može uvesti dvaput. Čitaju se samo dolazne uplate.
Slanje izvoda e-poštom
Ako vam banka izvod šalje e-poštom, tu poruku možete proslijediti SportyPlusu umjesto da datoteku učitavate.
- Pod Pošaljite nam izvode e-poštom kliknite Stvori adresu. Vaš klub dobiva vlastitu privatnu adresu koja završava na
@gun.sporty.plus. Kliknite Kopiraj. - Proslijedite bankovnu poruku s izvodom na tu adresu, s izvodom i dalje u privitku. Možete i postaviti pravilo u svom sandučiću koje bankine poruke s izvodima automatski prosljeđuje na nju.
Privitak se uvozi jednako kao učitana datoteka, a uplate iz njega dolaze u iste popise. Vrijede i ista pravila: izvod koji je već uvezen ne mijenja ništa.
- Priložite camt.053 (XML) ili izvoz iz banke u XLS, XLSX ili CSV formatu. Radi i ZIP s tim datotekama. Ostali privici, poput PDF kopije izvoda ili logotipa banke, se zanemaruju. PDF izvod nije moguće pročitati.
- Svaki privitak može imati do 10 MB.
- Nedavno primljeno prikazuje zadnjih deset poruka i što je s njima bilo: koliko je uplata pročitano, izvod je već uvezen, nema priloženog izvoda ili datoteku nije bilo moguće pročitati.
- Ako poruku proslijedite s adrese kojom se u SportyPlus prijavljujete kao administrator kluba, dobit ćete i povratnu poruku s rezultatom.
Adresu čuvajte privatnom: sve što na nju stigne uvozi se u vaš klub. Ako je netko drugi sazna, kliknite Zamijeni adresu. Stara adresa odmah prestaje raditi, pa pravilo prosljeđivanja u sandučiću promijenite na novu.
Kako se uplate povezuju
| Podudaranje | Što se događa |
|---|---|
| Uplata koristi poziv na broj narudžbe i točan iznos | Narudžba se automatski označava plaćenom i izdaje se njezin račun. |
| Poziv na broj se podudara, ali iznos se razlikuje | Predlaže se, a odluka je vaša. |
| Bankovni račun platitelja potvrđen je pri ranijem uvozu | Predlaže se. |
| Opis navodi polaznika i spominje narudžbu ili mjesec | Predlaže se. Jedna uplata može se predložiti za više narudžbi. |
| Ništa od navedenog | Navodi se pod Bez prijedloga. |
Brojači pokazuju koliko ih je Zatvoreno automatski, koliko Traže odluku, a koliko je Bez prijedloga.
Odlučivanje
- Traže odluku: svaki prijedlog navodi zašto je dan. Potvrdi povezuje uplatu s narudžbom; Nije ovo odbacuje prijedlog. Potvrdi sve odjednom potvrđuje sve prijedloge, nakon što vas upozori koliko ih se temelji samo na imenu u opisu. Poveži ponovno ponovno predlaže za sve što niste potvrdili.
- Bez prijedloga: potražite otvorenu narudžbu kojoj uplata pripada i povežite je, ili odaberite Nije prihod akademije za uplate koje nemaju veze sa školom.
Uplata koja pokriva preostali dug označava narudžbu plaćenom i izdaje račun. Manja uplata evidentira se na narudžbi, koja ostaje otvorena kao djelomično plaćena.
Zamolite roditelje da koriste poziv na broj otisnut na njihovoj narudžbi. Takve se uplate zatvaraju same.
Poništavanje uvoza
Odbaci zadnji uvoz uklanja najnoviji izvod kako biste ga mogli ponovno uvesti, na primjer nakon što ste učitali pogrešnu datoteku. Odbija se čim je neka uplata iz njega potvrđena ili je platila narudžbu. Uplata koja je platila narudžbu ne može se ovdje odvojiti; za to je potrebno odobrenje (storno računa).