Facturation et relevés bancaires

Chaque mois, votre école établit une commande par élève inscrit, l'envoie au parent et enregistre le paiement. Lorsqu'une commande est payée, SportyPlus émet la facture. Si les parents paient par virement, l'import de votre relevé bancaire rapproche les paiements à votre place.

La facturation mensuelle

Gestion de l'académie → Facturation

1. Générer les commandes du mois

Dans Générer les commandes, choisissez le mois et l'année, puis cliquez sur Générer. SportyPlus crée une commande pour chaque élève Actif dans un programme facturé mensuellement, au prix propre à cet élève. Les élèves en pause, annulés et En attente du premier paiement sont exclus.

Les nouvelles commandes sont Non envoyées : rien n'est encore parti chez les parents, vous pouvez donc d'abord les vérifier. Elles mettent un instant à apparaître.

La génération ne se fait pas toute seule. Le tableau de bord vous rappelle quand des élèves n'ont pas encore de commande pour le mois suivant.

Générer de nouveau un mois n'ajoute des commandes que pour les élèves qui n'en ont pas encore pour ce mois, par exemple les enfants inscrits depuis. Une commande annulée ne compte pas : annulez la commande d'un élève si vous voulez qu'elle soit établie à nouveau.

2. Les envoyer

Lorsque la liste affiche commandes non envoyées, cliquez sur Envoyer les commandes. Chaque commande est envoyée par e-mail à l'élève ou, pour un enfant, à ses parents, avec un lien pour payer en ligne. Vous pouvez aussi envoyer une commande seule depuis sa ligne.

Les commandes ne sont envoyées par e-mail que si votre club dispose du modèle d'e-mail Admin order created sous E-mails. Les rappels utilisent Admin order reminder. Sans eux, rien n'est envoyé, et SportyPlus vous indique quel modèle ajouter.

3. Enregistrer les paiements

• Payé en ligne : la commande est marquée payée d'elle-même.
• Payé par virement : importez votre relevé bancaire, ou utilisez Marquer comme payé sur la commande.
• Payé en espèces : Marquer comme payé.

Marquer une commande comme payée émet sa facture ; un badge Facture apparaît sur la ligne.

Relancer les commandes impayées

Filtrez sur En attente et utilisez Envoyer un rappel sur une ligne, ou sélectionnez-en plusieurs et cliquez sur Envoyer des rappels. La page d'un élève propose aussi Envoyer un rappel pour chaque commande impayée.

Avant de relancer qui que ce soit, importez votre dernier relevé bancaire : tant qu'il n'est pas lu, une commande affichée comme impayée a peut-être déjà été payée. Le tableau de bord vous avertit lorsque votre dernier import date d'une semaine.

La liste des commandes

Filtrez par statut (Non envoyé, En attente, Payé, Annulée), par mois et année, ou faites une recherche ; la liste s'ouvre sur le mois en cours. Vous pouvez l'exporter en CSV.

Sur chaque commande :

• Voir la commande l'ouvre pour en modifier les lignes ou les montants.
• Annuler l'annule sans envoyer d'e-mail à personne.
• Supprimer efface une commande annulée.

Les commandes sélectionnées peuvent être supprimées ensemble si aucune n'a jamais été envoyée ou si toutes sont annulées. SportyPlus demande confirmation avant de supprimer, et une commande supprimée ne peut pas être restaurée.

Modifier le design de la facture ouvre les modèles d'e-mail et de facture.

Une commande pour un élève

Sur la page d'un élève, Générer la commande crée la commande d'un mois pour un programme et l'envoie aussitôt par e-mail, par exemple pour un enfant arrivé en cours de mois. Elle refuse un mois qui a déjà une commande impayée pour ce programme.

Relevés bancaires

Gestion de l'académie → Relevés bancaires

Importez le relevé que vous fournit votre banque, et SportyPlus rapproche chaque paiement entrant d'une commande en cours.

Importer

Cliquez sur Téléverser un relevé et choisissez le fichier :

• camt.053 (XML) est le meilleur choix.
• L'export XLS, XLSX ou CSV de la banque fonctionne aussi. Les colonnes sont reconnues d'après leur en-tête, en anglais ou en croate : date, crédit (credit, uplata ou potražuje), montant, nom du payeur, IBAN du payeur, référence de paiement (poziv na broj) et libellé.

Fichiers jusqu'à 20 Mo. Le même fichier ne peut pas être importé deux fois. Seuls les paiements entrants sont lus.

Envoyer vos relevés par e-mail

Si votre banque vous envoie le relevé par e-mail, vous pouvez transférer cet e-mail à SportyPlus au lieu de téléverser le fichier.

1. Sous Envoyez-nous vos relevés par e-mail, cliquez sur Créer une adresse. Votre club reçoit sa propre adresse privée, qui se termine par @gun.sporty.plus. Cliquez sur Copier.
2. Transférez à cette adresse l'e-mail de votre banque, avec le relevé toujours en pièce jointe. Vous pouvez aussi créer une règle dans votre messagerie qui transfère automatiquement les e-mails de relevé de la banque.

La pièce jointe est importée exactement comme un fichier téléversé, et ses paiements arrivent dans les mêmes listes. Les mêmes règles s'appliquent : un relevé déjà importé ne change rien.

• Joignez un fichier camt.053 (XML), ou l'export XLS, XLSX ou CSV de la banque. Un ZIP de ces fichiers fonctionne aussi. Les autres pièces jointes, comme une copie PDF du relevé ou le logo de la banque, sont ignorées. Un relevé PDF ne peut pas être lu.
• Chaque pièce jointe peut faire jusqu'à 10 Mo.
• Reçus récemment liste les dix derniers e-mails et ce qu'il en est advenu : combien de paiements ont été lus, relevé déjà importé, aucun relevé joint, ou fichier illisible.
• Si vous transférez l'e-mail depuis l'adresse avec laquelle vous vous connectez à SportyPlus en tant qu'administrateur du club, vous recevez aussi un e-mail avec le résultat.

Gardez cette adresse privée : tout ce qui y est envoyé est importé dans votre club. Si elle a été divulguée, cliquez sur Remplacer l'adresse. L'ancienne adresse cesse de fonctionner immédiatement : modifiez donc toute règle de transfert de votre messagerie vers la nouvelle.

Comment les paiements sont rapprochés

Les compteurs indiquent combien de paiements ont été Clôturés automatiquement, combien demandent une Décision requise, et combien n'ont Aucune suggestion.

Décider

• Décision requise : chaque proposition indique pourquoi elle a été faite. Confirmer rattache le paiement à la commande ; Pas celle-ci rejette la proposition. Tout confirmer confirme toutes les propositions à la fois, après vous avoir indiqué combien reposent uniquement sur un nom dans le libellé. Rapprocher à nouveau refait des propositions pour tout ce que vous n'avez pas confirmé.
• Aucune suggestion : recherchez la commande en cours à laquelle le paiement correspond et rattachez-la, ou choisissez Pas un revenu de l'académie pour les paiements sans rapport avec l'école.

Un paiement qui couvre le restant dû marque la commande comme payée et émet la facture. Un paiement inférieur est enregistré sur la commande, qui reste ouverte comme partiellement payée.

Demandez aux parents d'utiliser la référence de paiement imprimée sur leur commande. Ces paiements se clôturent d'eux-mêmes.

Annuler un import

Annuler la dernière importation supprime le relevé le plus récent pour que vous puissiez l'importer de nouveau, par exemple après avoir téléversé le mauvais fichier. C'est refusé dès qu'un paiement de ce relevé a été confirmé ou a réglé une commande. Un paiement qui a réglé une commande ne peut pas être détaché ici ; il faut pour cela un avoir.