Documents médicaux et équipement
Documents médicaux
La plupart des sports exigent un certificat médical valide avant qu'un enfant puisse s'entraîner ou participer à des compétitions. SportyPlus conserve les documents de chaque élève avec leur date d'expiration, pour que vous voyiez à qui il en manque un ou dont le certificat arrive à échéance.
Ajouter un document
Sur la page d'un élève, sous Documents médicaux, cliquez sur Ajouter un document :
- Type : Certificat médical, Carnet de vaccination, Visite médicale sportive ou Autre.
- Expire le : laissez vide pour un document qui n'expire pas.
- Rappel (jours avant) : combien de temps avant la date d'expiration le document est considéré comme expirant bientôt. La valeur par défaut est de 30 jours.
- Notes, et le fichier lui-même (facultatif).
Vous pouvez aussi cliquer sur Ajouter un document sur la page Médical et y choisir l'élève.
Les parents peuvent téléverser eux-mêmes les documents de leur enfant depuis la page Académie de l'enfant. Ils apparaissent ici comme ceux que vous ajoutez.
La page Médical
Gestion de l'académie → Médical liste chaque document avec son statut : Valide, Expire bientôt ou Expiré. Filtrez par statut ou recherchez un élève. Manquant liste les élèves de vos programmes qui n'ont aucun document, chacun avec un bouton pour en ajouter un. Télécharger ouvre le fichier ; Voir le participant ouvre l'élève.
Le tableau de bord compte les élèves sans certificat ainsi que les certificats expirés ou bientôt expirés, avec un lien direct vers chaque liste. Consultez-le avant chaque saison et chaque compétition.
Pour supprimer un document, ouvrez la page de l'élève.
Données de santé et confidentialité
Les documents médicaux sont des données de santé, que le RGPD classe dans une catégorie particulière. SportyPlus les traite en conséquence :
- Qui peut les voir : le membre, ses tuteurs et les administrateurs du club. Les caissiers et les autres membres ne les voient pas.
- Chiffrés : le fichier et les notes sont stockés chiffrés, et un fichier ne s'ouvre que par un lien qui expire au bout d'une heure.
- Journalisés : chaque ouverture d'un document par une autre personne que le membre, ainsi que chaque ajout, modification ou suppression, est enregistrée dans le journal d'audit de votre organisation, avec l'auteur. Le journal ne contient jamais le document ni ses notes.
- Conservés seulement le temps nécessaire : un document supprimé peut être restauré pendant 30 jours, puis il est effacé avec son fichier. Un document est effacé un an après sa date d'expiration, qu'il ait été supprimé ou non. Les documents sans date d'expiration restent jusqu'à ce que vous les supprimiez.
N'inscrivez de diagnostic dans les notes que si c'est nécessaire. Le club est responsable du traitement de ces données : si la page de politique de confidentialité de votre club a été créée avant octobre 2026, ajoutez-y un paragraphe sur les données de santé.
Les réponses relatives à la santé sur un formulaire d'inscription sont elles aussi stockées chiffrées, mais elles font partie de la demande d'inscription, et ne constituent pas un document médical.
Équipement
Suivez les tenues, les raquettes, les balles ou tout ce que l'école prête aux élèves.
Prêter quelque chose
Sur la page d'un élève, sous Équipement, cliquez sur Attribuer un équipement et saisissez le Nom de l'article, une Catégorie facultative, la date À rendre avant le et des Notes. Le prêt se fait uniquement depuis la page de l'élève.
Restitutions
Gestion de l'académie → Équipement liste tout ce qui est prêté, avec l'élève, la date du prêt, la date de retour prévue et son statut : Attribué, Rendu ou Endommagé. Les articles dont la date de retour est dépassée sont comptés en haut de la page et signalés sur le tableau de bord.
Si votre club dispose du modèle d'e-mail Equipment return reminder, SportyPlus envoie un e-mail à l'élève, ou aux parents d'un enfant, une semaine avant la date de retour, ou dès qu'un article est en retard. Chaque prêt donne lieu à un seul rappel.
Quand un article revient, marquez-le avec Retour, ou marquez-le comme endommagé. Retirer supprime l'enregistrement.
Les parents voient ce que leur enfant a emprunté sur la page Académie de l'enfant.